玄海町からの旬なお知らせ
INFORMATION

玄海町ふるさと応援寄附金のワンストップ特例申請書の誤送付について

 平成29年12月11日にご寄附頂いた一部の方に対して、ワンストップ特例申請書の誤送付がありましたことを報告させて頂きます。
 当町へのご厚意を多く頂いているにも関わらず、このような形でご迷惑をお掛けいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。

1 件数・内容等について
 平成29年12月11日にご寄附頂いた一部の方に対して、受領証明書とは異なる寄附者様の情報が記載されたワンストップ特例申請書を同封し送付していたことが判明しました。
 誤送付した書類:ワンストップ特例申請書
 誤送付書類件数:6名分
 書類に記載された情報:住所・氏名・生年月日・電話番号・寄附金額

2 誤送付判明までの経緯
 平成29年12月18日に、書類を受取られた方より「異なる名前が記載された書類が同封されていた」と報告があり、誤送付が判明しました。

3 原因について
 当町が使用しておりますふるさと納税管理システムにおいて、受領証明書とワンストップ特例申請書を出力し、自動封入封かん機で封入を行っています。
 12月11日にご寄附頂いた方の受領証明書とワンストップ特例申請書それぞれ67枚を出力した際、ワンストップ特例申請書の一部分の出力順が異なっていることに気付かず、出力されたまま自動封入封かん機で封入してしまいました。

4 当町の対応について
 事案確認後、次のとおり対応いたしました。
(1)同日の寄附の方(67名)
 事案確認後、同日の寄附の方に同封状況を確認いたしました。
 同時に書類出力状況も確認し、連絡頂いた方を含め6名の書類が混在していたことを確認しました。
(2)書類が混在していた方(6名)
 電話による謝罪と経緯説明の文書並びに正しいワンストップ特例申請書をお送りし、書類返却の依頼と回収を行っております。

5 本件のお問い合わせ先
 玄海町ふるさと応援寄附金対策室
 TEL:0955-52-2120
 メール:info@furusato-genkai.jp

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